Office Manager

Over de functie

Ben jij de energieke regelaar die ervoor zorgt dat alles op kantoor op rolletjes loopt? Houd je ervan om collega’s te ontzorgen, feesten te organiseren en ben je administratief en organisatorisch ijzersterk? Dan ben jij misschien onze nieuwe Office Manager bij Voja Travel! In deze rol ben jij het gezicht van ons kantoor en zorg je voor een werkomgeving waar iedereen optimaal kan presteren.

---

Wat ga je doen?

Als Office Manager ben jij het kloppend hart van ons kantoor in Utrecht. Je zorgt voor de dagelijkse gang van zaken, biedt hand- en spandiensten en ondersteunt het team op diverse vlakken.

Je taken omvatten onder andere:

• Office Management & Facilitair: Je zorgt dat het kantoor er altijd representatief uitziet en dat alles reilt en zeilt. Je bent het aanspreekpunt voor facilitaire zaken en organiseert legendarische teamuitjes en borrels.

• HR-ondersteuning (Onboarding & Offboarding): Je regelt dat nieuwe collega’s een warm welkom krijgen en dat het proces rondom in- en uitstroom vlekkeloos verloopt. Je plant gesprekken in en beheert de bijbehorende administratie.

• MT-ondersteuning & Notuleren: In deze rol vorm je de onmisbare schakel binnen het Management Team door proactief afspraken in te plannen, waaronder de jaarlijkse beoordelingsgesprekken. Als ‘derde paar ogen’ ben je nauw betrokken bij deze gesprekken; je zorgt niet alleen voor een nauwkeurige verslaglegging, maar pakt ook de volledige administratieve afhandeling en opvolging op. Daarnaast bied je brede ondersteuning bij uiteenlopende lichte administratieve taken, waardoor het MT zich volledig kan focussen op de kerntaken.

• Lichte IT-ondersteuning: Je bent de go-to persoon voor de uitgifte en het beheer van laptops en telefoons voor collega’s.

• Loonadministratie: Na verloop van tijd zul je ook verantwoordelijk worden voor de voorbereiding en uitvoering van de loonadministratie, waarbij je nauw samenwerkt met ons accountantskantoor.

Daarom pas jij bij Voja Travel

• Je hebt ervaring in een administratie/ HR en/of Office -gerelateerde functie.

• Je hebt HBO werk- en denkniveau: Je hebt een praktische, hands-on mentaliteit en hebt het vermogen om snel aan te sluiten in een dynamische werkomgeving.

• Je bent communicatief sterk: Je weet zowel in het Nederlands als Engels HR- en administratieve informatie helder over te brengen.

• Je bent kantoor-minded: Je hebt een passie voor het creëren van een fijne werkplek en haalt energie uit een inspirerende kantooromgeving.

• Passie voor duurzaamheid en reizen: Jij staat achter onze missie en wil bijdragen aan een positieve impact.

  Dit bieden we jou

• Een zelfstandige en veelzijdige functie voor 24-32 uur per week.

• Een salaris van €2.900 - €4.400 bruto per maand, op basis van fulltime, afhankelijk van ervaring. (incl. vakantie geld)

• Reiskostenvergoeding en pensioenregeling.

• Een werkomgeving waarin persoonlijke ontwikkeling centraal staat.

• Een modern en gezellig kantoor vol fijne werkplekken, frisse lucht en veel groen, naast Utrecht Centraal.

• Een ambitieuze en informele werksfeer waarin we samen impact maken en altijd welkom zijn met een glimlach.

Over de organisatie

Bij Voja Travel combineren we idealisme met resultaatgerichtheid. Volgens het Financieele Dagblad behoren we als FD Gazelle tot de snelst groeiende bedrijven van Nederland. We ontwerpen en organiseren bijzondere reizen altijd in nauwe samenwerking met lokale partners.

Binnen Voja werken we met vertrouwen, duidelijke verantwoordelijkheden en korte lijnen. Iedereen weet waar hij of zij verantwoordelijk voor is en wat er wordt verwacht. Dat geeft ruimte om het werk goed te doen en continu te verbeteren.

Samen bouwen we stap voor stap verder aan onze solide financiële organisatie die financieel klopt, vandaag én op de lange termijn.